Wat doet het Ostadetheater aan publiciteit voor uw voorstelling?
Wat doet uw theatergroep aan publiciteit voor uw voorstelling?
Checklist
Altijd: doorgeven van wijzigingen rond de voorstelling.
8 weken voor de eerste dag van de maand waarin de voorstelling speelt:
- Opstellen marketingstrategie / planning
- E-mailen informatieteksten
- E-mailen illustratiemateriaal
- Doorgeven van contactpersonen voor publiciteit
4 weken voor de eerste voorstellingsdag:
- Opsturen affiches en flyers (aantallen in overleg)
Vanaf 3 weken voor de eerste voorstellingsdag:
- Contact tussen theater en groep over verkoopstanden en te ondernemen acties
1 à 2 weken voor de eerste voorstellingsdag:
- Doorgeven (vrij-)kaarten genodigden en gasten
Het belang van goede publiciteit
Het spreekt vanzelf dat goede publiciteit nodig is om publiek in de zaal te krijgen. Het maken van publiciteit zien wij als een gezamenlijke inspanning van theater en groepen. In het Ostadetheater zijn 200 voorstellingen per jaar te zien. Hierdoor is de inspanning die wij per voorstelling kunnen leveren per voorstelling beperkt, zeker voor extra acties. Het belang van publiciteitsinspanningen door de groep is groot: uit onderzoek blijkt dat ruim 60% van onze bezoekers weet van een voorstelling via de groep. De rest haalt zijn informatie uit de Uitkrant, onze folder, de website etc.
Ieder seizoen krijgen we te maken met groepen die slecht of te laat nadenken over de publiciteit voor hun voorstelling. Alle aandacht gaat uit naar de voorstelling zelf, terwijl publiciteit een wezenlijk onderdeel is van een productie. Hieronder staat uitgelegd wat wij doen, wat wij van groepen verwachten, antwoorden op veelgestelde vragen en tips. Daar moet bij worden gezegd dat we graag nauw contact onderhouden met groepen. Mocht iets desondanks onduidelijk blijven of mochten er vragen bestaan, dan nodigen we u nadrukkelijk uit contact met ons op te nemen. De adresgegevens van de publiciteitsmedewerkers staan hier onder.
Wat doet het Ostadetheater aan publiciteit?
Het maakt verschil of de voorstelling door onszelf is geboekt, of dat een groep de zaal huurt. Hieronder staan enkele vuistregels, maar daar kan in overleg met de programmeur van afgeweken worden.
Door het Ostadetheater geboekte voorstellingen (reguliere programmering):
1) Indien overeengekomen, het opstellen van een publiciteitsplan. In overleg met de groep kan een plan gemaakt worden waarbij een gerichte doelgroepenbenadering wordt afgesproken. Daaronder valt het benaderen van specifieke doelgroepen, het uitvoeren van speciale acties en de taakverdeling tussen het Ostadetheater en de groep daarbij.
2) Informatie over de voorstelling (en eventuele foto) wordt, als onderdeel van ons maandprogramma, gestuurd naar de Uitkrant, alle landelijke dagbladen incl. Spits en Metro, NL20, relevante theater-/uitgaanssites, huis-aan-huisbladen (Echo en Stadsblad), wijkkranten als De Pijpkrant en Bulletin De Pijp.
3) Vermelding in onze maandfolder. De folder wordt verstuurd naar ons klantenbestand van ruim 900 post- en emailadressen. Daarbij verspreiden we de folder in de buurt en op meerdere adressen in de Amsterdamse binnenstad (andere theaters, zalen, grand cafés, bibliotheken, Felix Meritis, De Balie).
4) Vermelding met foto op onze website en het doorlinken naar de website van de bespeler.
5) Poster en flyers hangen/liggen t.b.v. het publiek in de foyer en in de vitrine op de gevel van het theater.
In geval van zaalhuur:
Informatie over de voorstelling zetten we op onze website, op een speciale pagina ‘verhuuractiviteiten’ (dus niet tussen ons reguliere programma). In de maandelijkse programmafolder staat een lijst met alle zaalhuuractiviteiten: datum en tijd, naam van groep en voorstelling, en toegangsprijs. Er staat geen tekstje bij over de voorstelling zelf. Voor de verspreiding van de folder: zie hierboven. Flyers en posters voor foyer en vitrine. In overleg met de programmeur of bij bepaalde gelegenheden kan hiervan worden afgeweken.
Wat vragen we van de groepen op het gebied van publiciteit?
1) Meedenken. Groepen hebben vaak een goed inzicht in het soort publiek en de doelgroepen die er voor een voorstelling benaderd kan worden, en beschikken bovendien over hun eigen 'klantenbestand'. Die gegevens zijn een zeer waardevolle aanvulling voor onze eigen inspanningen om een voorstelling onder de aandacht te krijgen.
2) Opsturen van informatie. We hebben een tekst nodig voor publiciteitsdoeleinden van 150-250 woorden, een lijst van medewerkers aan de productie en een publiciteitsbeeld. Dat laatste is idealiter een scènefoto, maar het kan ook een ander beeld zijn. Let daarbij wel op dat het beeld door ons vrij gebruikt mag worden - plaatjes 'van het internet' zijn meestal niet geschikt. Bij foto's moet vaak de naam van de fotograaf worden vermeldt; vermeldt deze indien bekend. Voor de pers geldt dat de foto ongeveer 8 x 5 cm groot moet zijn bij een resolutie van 300 dpi. De teksten zullen worden gebruikt voor onze maandfolder, maar eveneens in persberichten en bijvoorbeeld in de Uitkrant. Het kan gebeuren dat hij voor bepaalde doeleinden door ons ingekort of aangevuld wordt. Teksten en foto's kunnen per email worden opgestuurd naar info@ostadetheater.nl.
3) Opsturen van affiches en flyers. Voor het theater, maar ook voor overige plaatsen hebben we tenminste tien affiches (A2-formaat) en 150 flyers (A5-formaat) nodig. Mochten er afdrukken van scènefoto's beschikbaar zijn dan kunnen we ook daarvan een aantal gebruiken.
4) Bereikbaarheid. We houden graag nauw contact met groepen over de stand van zaken, om ze tijdig te kunnen inlichten over de noodzaak van bepaalde acties, ze op de hoogte te brengen van ontwikkelingen en om te polsen wie wat onderneemt. Derhalve is het belangrijk dat we de beschikking hebben over de correcte adresgegevens en (vooral) telefoonnummers.
5) Geef wijzigingen door! Ook na het verschijnen van de Uitkrant en onze maandfolder horen we nog graag of de voorstelling van inhoud of titel gewijzigd is, dat er nieuwe medewerkers bij zijn gekomen of juist afgevallen, etc. We hebben veel liever teveel dan te weinig informatie.
Contact
Ostadetheater
Kim de Lugt (hoofd marketing en communicatie)
Van Ostadestraat 233D
1073 TN Amsterdam
tel: 020 671 24 17
fax: 020 662 42 38
publiciteit@ostadetheater.nl
www.ostadetheater.nl